Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Время - деньги, особенно в современном бизнесе, где важно оперативно реагировать на изменения и принимать решения. Одним из таких изменений может стать необходимость сравнения большого количества документов. Традиционное ручное сравнение занимает много времени и неэффективно. К счастью, существует решение - использование программного обеспечения для сравнения документов.

Программы для сравнения документов могут обрабатывать практически все типы документов, независимо от их формата (doc, rtf, txt, jpg и т. д.). Сравнение может занять всего несколько минут, что на порядок быстрее, чем традиционный метод.

Интеграция функционала сравнения документов в корпоративную систему позволяет сохранять привычные инструменты работы сотрудников и не тратить время на обучение. Это удобно и позволяет сохранять время и ресурсы.

Однако, когда дело заходит о покупке программного обеспечения для сравнения документов, важно учитывать репутацию и опыт компании-разработчика. Рекомендуется выбирать проверенные компании с длительным опытом работы и успешными решениями в данной области.

Использование программного обеспечения для сравнения документов - это не только удобно, но и экономически выгодно для бизнеса. Автоматизация процессов сравнения документов сокращает время обработки и ввода данных, а также снижает процент ошибок. Это позволяет повысить эффективность бизнеса и исключить возможные финансовые потери.

ABBYY - ведущий разработчик решений в области интеллектуального управления информацией. Их технология сравнения документов позволяет сократить до минимума сроки обработки и ввода данных, что существенно ускоряет процесс и исключает возможные ошибки.

Искусственный интеллект помогает офисным работникам решать задачу сравнения документов. Особенно данная потребность возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, отделов бухгалтерии, а также у менеджеров по персоналу, секретарей и администраторов.

Интересно, что необходимость сравнения часто возникает не только между разными версиями документов, но и в случае сравнения данных в разных форматах. Бумажный документ с электронной копией сравнивают 78% сотрудников, а разные версии документов в текстовом формате - 61%. В свою очередь, документ MS Office с PDF-файлом сравнивают 55% работников, а электронный документ со скан-изображением - 37% работников.

Если учесть, что обычный договор может состоять из нескольких страниц, становится понятным, что построчная сверка вручную требует колоссального сосредоточения и отнимает у сотрудников колоссальное количество времени.

Кроме того, даже внимательный сотрудник не застрахован от ошибок, последствия которых могут негативно повлиять на бизнес. Ситуация усложняется сжатыми сроками обработки документов, бездействие в этом случае может стать "фатальной" ошибкой.

Решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Их преимущества заключаются в том, чтобы за кратчайшие сроки выполнить сравнение документов, повысить качество обработки и устранить человеческий фактор.

В случае сравнения текстовых документов офисные сотрудники могут воспользоваться встроенными инструментами MS Office. Достаточно воспользоваться кнопкой «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование» в новых версиях Word. Однако, как показывает опыт, проверка документов MS Word трудоемка, а главное - не всегда корректна.

Документы, с форматированием, могут содержать нюансы, относящиеся только к оформлению документа, но не к содержанию. Технология искусственного интеллекта ScanDifFinder SDK компании ABBYY может существенно облегчить процесс проверки, находя в короткие сроки все значимые различия между двумя версиями документов, будь это бумажный документ с цифровой копией или две электронные версии.

ScanDifFinder SDK работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами (среди которых: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif, .bmp), обнаруживает только значимые изменения и игнорирует форматирование, что позволяет удобно просматривать и сравнивать документы, сохранять результаты проверки в MS Word или PDF.

Технологии ScanDifFinder SDK легко интегрируются в любые приложения, системы электронного документооборота, применяемые на предприятии. Система поддерживает два языка документа и интерфейса, русский и английский, и может работать с объемными документами, даже если это многостраничный договор - время на проверку будет установлено в несколько минут.

Система позволяет автоматически находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д. Также следует отметить, что ее использование не требует обучения сотрудников. Загрузив два документа в окно программы и подождав несколько минут, система выполнит сравнение и выдаст результат проверки. Выглядит просто и удобно, не так ли?

ScanDifFinder SDK - эффективный инструмент для интеграции технологии обработки документов в бизнес-процессы компаний. Многие предприятия уже оценили положительное влияние данного решения на свою работу. Рассмотрим два кейса, в которых использование технологии сравнения документов помогло оптимизировать бизнес-процессы.

Первый кейс - компания «Базэл Аэро», управляющая аэропортами Краснодарского края. Юридическая служба предприятия обрабатывает большое количество договоров каждую неделю. Сотрудники сверяют каждую подписанную бумажную копию документа с электронным образцом, чтобы избежать ошибок и серьезных финансовых рисков. Однако это занимает много времени и требует повышенного внимания. Чтобы решить эту проблему, компания внедрила технологию автоматизированной обработки документов ScanDifFinder SDK от ABBYY. Программа сравнения документов работает в системе «1С: Документооборот» и автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, предоставленных контрагентами, находя несоответствия с текстом согласованной версии, что позволяет сотрудникам юридической службы «Базэл Аэро» не тратить время на сверку договоров вручную и минимизировать риск подписания некорректной версии.

Второй кейс - компания «Логика бизнеса», создатель программного обеспечения для управления корпоративным контентом и электронной системы обработки документов «Логика СЭД». В конце 2016 года «Логика бизнеса» совместно с ABBYY начала разработку нового продукта «Сравнение документов» в составе приложения «Логика СЭД». Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, позволяет автоматически сверять оригиналы и копии договоров, счетов-фактур и других документов в различных форматах. Технология имеет два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления. Результат проверки содержит список найденных различий с указанием страниц, что позволяет пользователям быстро и точно находить все изменения. Технология легко интегрируется в любые СЭД, что дает компаниям удобный инструмент для управления корпоративной информацией.

ScanDifFinder SDK - мощное решение, которое помогает экономить время сотрудников и сводить к минимуму риск ошибок при сверке документов. Компании, уже оценившие преимущества интеграции данной технологии, получают удобный и эффективный инструмент управления бизнес-процессами.

Фото: freepik.com